Archiwizacja Warszawa, digitalizacja: z postaci papierowej na wersję elektroniczną dokumentu
Zawsze są sytuacje, kiedy konkretny dokument lub cały ich zbiór nie może zostać wyeliminowany całkowicie z obiegu. W takich momentach, w pierwszej kolejności nasza firma ma za zadanie określić prawidłową ścieżkę postępowania w takim przypadku, oczywiście za każdym razem indywidualnie. Analizę rozpoczynamy od wymienienia wszystkich punktów wejścia obiegu dokumentów, bez znaczenia na typ otrzymanego dokumentu. Ponadto często w firmie występuje obieg dokumentów- mieszany.
Co wtedy? Odpowiedź poniżej.
Z postaci tradycyjnej, papierowej na wersję elektroniczną dokumentu
Jak wygląda u nas proces digitalizacji archiwizowanie dokumentów Warszawa
Obieg dokumentów tradycyjnych (papierowych):
-1. Spora część, grupa dokumentów przekazywanych naszej firmie pojawia się jako dokument elektroniczny, a część jako papier — przykładem okazują się tutaj być: faktury. Kluczowym elementem przeprowadzanej przez nas analizy, jest uwzględnienie wszystkich punktów startowych, tj.: urządzenia, w tym poczta, aplikacje, systemy, lokalizacje, pracownicy, agencje.
Dalej analizowany przez nas -obieg dokumentów otrzymujemy szansę na klarowne ustrukturyzowanie jego przepływu w danej firmie, organizacji.
-2. Krok drugi: analizy całego obiegu dokumentów jest optymalizacja punktów wejścia do firmy, dokumentów papierowych. Jest to proces tworzenia, który zamienia dokument papierowy na dokument w wersji elektronicznej. Niestety ta część etapu jest najbardziej czasochłonną w całym procesie, dot. przetwarzania dokumentu. Wymaga bowiem ona zeskanowania i opisania każdego pisma, faktury z osobna przez naszego pracownika.
Archiwizowanie dokumentów Warszawa, od czego zależy szybkość procesu
Możliwości optymalizacji m.in. zależą bardzo mocno od rodzaju, a także wielkości samej organizacji. Z reguły ze względu na ilość dokumentów (sztuk), czy lokalizację.
W każdym bądź, razie – w przypadku należy skupić się nad trzema wytycznymi:
a) skrócenie ścieżki obiegu dokumentu papierowego przed poddaniem go skanowaniu,
b) umożliwienie łatwej- fizycznej archiwizacji oraz późniejszego jej śledzenia oryginału dokumentu bezpośrednio po jego zeskanowaniu,
c) redukcja w celach bezpieczeństwa: ilości pracowników, osób uczestniczących w obiegu dokumentów papierowych do niezbędnego- pożądanego minimum,
Podsumowanie krótko:
w trakcie obiegu dokumentów, przed procesem skanowania. Najważniejszym detalem, szczegółem- o który należy zawsze zadbać w procesie digitalizacji dokumentu: jest połączenie jego fizycznej postaci z wersją elektroniczną.
